6 questões para quem precisa usar o WhatsApp no trabalho

SÃO PAULO – Muitas coisas podem atrapalhar seu desenvolvimento profissional dentro da empresa, entre elas procrastinação, redes socais, mexer no celular o tempo todo, conversas com colegas de trabalho em momentos inadequados e uso do WhatsApp em excesso, por exemplo, são armadilhas que em um primeiro momento podem parecer inofensivas, mas que a longo prazo são prejudiciais.

A economista Renata Mello, consultora de imagem corporativa, afirma que o mundo virtual “pode colocar em risco a carreira de profissionais de todos os níveis”. Mello alerta que o WhatsApp pode ser o pior dos problemas do profissional. “No ambiente profissional alguns equívocos no uso do app causam alguns problemas”. 

Pensando em situações embaraçosas que o profissional pode se colocar fazendo uso do aplicativo mais utilizado do momento, Mello respondeu seis questões que podem ajudar você a evitar erros que prejudiquem sua imagem e até seu negócio.

Confira:

1. É aconselhável fornecer o número do WhatsApp para clientes?

A especialista explica que, quando a ideia é estabelecer um bom relacionamento com os clientes, é válido fornecer o número para eles. O ideal é que ambas as partes estejam de acordo em fazer uso do aplicativo. “Hoje em dia as pessoas estão cada vez mais conectadas e sem paciência de esperar”, afirma Mello.

Por este motivo é comum ao ter dificuldade de encontrar alguém via telefone e imediatamente enviar mensagens pelo WhatsApp, perguntando da disponibilidade em falar. Mas esse não é o correto, de acordo com Mello. “Sempre deve-se perguntar se aquele é o momento adequado para falar com ou outro”, afirma.

O aplicativo elimina algumas barreiras e considerando a correria do dia a dia faz sentido usá-lo. Desde que as partes concordem em fazer isso, não há problema nenhum.

2. É ideal ter um número apenas para o WhatsApp corporativo, ou é válido usar o número pessoal?

Segundo a especialista, depende. Ela explica que se você decidir usar o seu telefone particular para atender clientes, colegas e superiores, vale estabelecer algumas regras para não causar a sensação que você nunca desliga e que pode falar a qualquer momento. “Deixe claro que o número é pessoal e que atenderá apenas no horário comercial”, diz.

No entanto, mesmo assim o cliente ou colegas de trabalho podem não respeitar e se houver algum problema entrarão em contato em qualquer horário. Assim, você deve estabelecer que você atende ou não fora de hora e procurar cumprir essa regra. O outro – que não é prioritário – acaba se acostumando e o respeitando.

Se você optar por ter um número corporativo separado, tem a opção de desligá-lo fora do horário comercial e ligar novamente quando começar a trabalhar e assim evita qualquer incômodo fora do seu expediente.  

3. Como proceder se o cliente mandar mensagens a noite ou aos finais de semana?

É comum hoje em dia os clientes exigirem rapidez no atendimento. “A comunicação ficou mais fácil e muitos clientes tendem a entrar em contato no final de semana, para solicitar algum tipo de atendimento para adiantar o expediente”, explica Mello.

Por mais que às vezes falte paciência em momentos assim, é melhor não dizer a frase “Hoje é domingo, não estou trabalhando. Não posso ajudar”. É uma gafe profissional. Segundo ela, o ideal é ouvir a solicitação, avisar que você não tem as informações para resolver o pedido, mas que vai tentar solucionar no primeiro horário da segunda-feira.

Por outro lado, se o problema for realmente urgente ou grave, atendê-lo em situações como esta pode definir uma relação boa e o cliente irá valorizar a ajuda num momento de tensão. “Vira um ponto positivo a seu favor”, afirma Mello.

4. Qual a regra para a foto do perfil no aplicativo?

“A maioria das pessoas entendem que podem colocar a foto que quiserem no perfil do WhatsApp. Mas a partir do momento que você faz uso do app dentro do ambiente corporativo ele, quer queira, quer não, torna-se a extensão do seu trabalho, de sua imagem e, consequentemente, do seu profissionalismo”, explica Mello.

Evite colocar fotos sensuais, com bebidas, ou fotos com a família, animais de estimação ou com roupa de banho, ou na praia. Estas fotos podem ficar restritas a outras mídias que este cliente não tenha acesso, como o Facebook ou o Instagram.

5. Falar pelo WhatsApp com cliente durante o expediente é correto?

É melhor evitar um bate papo com o cliente. Responder a um cliente durante o expediente com seu telefone pessoal, também faz com que ele fique mal-acostumado a ter uma resposta imediata, além de atrapalhar seu rendimento.

Você precisa estabelecer suas regras de uso do aplicativo. “Caso contrário você nem consegue trabalhar direito, porque fica lendo as mensagens. Ficar com celular na mão respondendo mensagens pode passar para os os colegas de trabalho e superiores que você não está fazendo nada”, afirma Mello.

6. Quais os cuidados para não cometer nenhuma gafe profissionalmente?

Não responda nenhuma mensagem de clientes com pressa, e com pouca atenção. Às vezes podemos mandar mensagens para o destinatário errado, escrever de qualquer jeito, ser informal demais ou até – algo bem comum – não prestar atenção no corretor do celular que muda algumas palavras dando outro sentido à frase. “Seja objetivo nas mensagens profissionais”, orienta Mello.

Se você é muito ocupado e tem dificuldade de responder prontamente às solicitações, o melhor é ficar offline e olhar o celular a cada meia hora”, sugere a economista. A especialista alerta sobre o envio de mensagens durante a noite. “Cuidado ao enviar mensagens à noite, dependendo do horário, mesmo querendo ajudar, você acaba tornando-se inconveniente”, afirma.

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Créditos: Infomoney

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